eppk-form/IT-INSTRUCTION.md

Инструкция для IT-отдела: Настройка системы сбора данных ЕППК

Цель

Автоматизация сбора данных Единого плана повышения квалификации (ЕППК) и отчётов по бюджету обучений с филиалов Казахтелеком.

Требования

Google Workspace

• Корпоративный аккаунт Google Workspace
• Доступ к созданию форм и таблиц
• Доступ к Google Apps Script

Пользователи

• 21 филиал + Центральный аппарат
• Каждый филиал заполняет форму через корпоративный email

---

Шаг 1: Создание Google Формы

Структура формы

Название: Сбор данных ЕППК — Казахтелеком

Поля формы:

Поле	Тип	Обязательное	Варианты
Филиал	Выпадающий список	Да	Список филиалов (см. ниже)
Тип отчёта	Выпадающий список	Да	Бюджет (ежемесячно) / ЕППК (годовой)
Период	Выпадающий список	Да	Январь, Февраль, Март, ..., Декабрь
Год	Выпадающий список	Да	2025, 2026
Бюджет обучений (тенге)	Число	Да	-
Бюджет командировок (тенге)	Число	Да	-
Запланировано обучений	Число	Нет	-
Прошло обучений	Число	Нет	-
Комментарий	Текст	Нет	-

Список филиалов для выпадающего списка

Астана
Алматы
Шымкент
Атырау
Актобе
Караганда
Павлодар
Петропавловск
Костанай
Туркестан
Усть-Каменогорск
Уральск
Семей
Кызылорда
Тараз
Жезказган
Экибастуз
Темиртау
Балхаш
Турксиб
ЦА (Центральный аппарат)

Настройки формы

1. Ограничение доступа: Только сотрудники корпоративного аккаунта
2. Сбор email: Включить автоматический сбор email заполнителя
3. Одна отправка на email: Запретить повторные отправки (опционально)
4. Показывать.progress bar: Включить

---

Шаг 2: Настройка Google Таблицы

Автоматическое создание таблицы

При создании формы нажмите "Создать таблицу" — данные будут поступать автоматически.

Дополнительные колонки (формулы)

Добавьте в таблицу вычисляемые колонки:

Колонка	Формула	Описание
Статус	=IF(E2>0,"Сдано","Ожидает")	Автоматический статус
% выполнения	=IF(D2>0,E2/D2*100,0)	Процент выполнения плана
Разница бюджета	=F2-G2	Разница между обучением и командировками

---

Шаг 3: Настройка автоматических напоминаний

Google Apps Script для напоминаний

Создайте новый скрипт: Расширения → Apps Script

// Конфигурация
const SHEET_NAME = "Ответы формы";
const EMAIL_COLUMN = 2; // Столбец с email (B)
const STATUS_COLUMN = 10; // Столбец со статусом (J)
const DEADLINE_DAY = 25; // День дедлайна (25-е число)

function sendReminders() {
  const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName(SHEET_NAME);
  const data = sheet.getDataRange().getValues();
  const today = new Date();
  const currentDay = today.getDate();
  
  // Проверяем, не наступил ли дедлайн (25-е число)
  if (currentDay < DEADLINE_DAY) {
    Logger.log("Дедлайн ещё не наступил. Текущий день: " + currentDay);
    return;
  }
  
  // Собираем email филиалов, которые ещё не сдали
  const pendingEmails = [];
  for (let i = 1; i < data.length; i++) {
    const email = data[i][EMAIL_COLUMN - 1];
    const status = data[i][STATUS_COLUMN - 1];
    if (email && status !== "Сдано") {
      pendingEmails.push(email);
    }
  }
  
  if (pendingEmails.length === 0) {
    Logger.log("Все филиалы сдали отчёт!");
    return;
  }
  
  // Формируем письмо
  const subject = "Напоминание: сдача отчёта по ЕППК";
  const body = `
Уважаемые коллеги!

Напоминаем о необходимости сдачи ежемесячного отчёта по бюджету обучений и командировочных расходов.

Дедлайн: 25-е число текущего месяца.

Пожалуйста, заполните форму:
[ВСТАВЬТЕ ССЫЛКУ НА ФОРМУ]

С уважением,
Центральный аппарат Казахтелеком
  `;
  
  // Отправляем каждому филиалу
  pendingEmails.forEach(email => {
    GmailApp.sendEmail(email, subject, body);
    Logger.log("Отправлено: " + email);
  });
  
  // Или отправляем одним письмом BCC
  // GmailApp.sendEmail("", subject, body, {bcc: pendingEmails.join(",")});
}

// Автоматический запуск каждый месяц 25-го числа
function createMonthlyTrigger() {
  ScriptApp.newTrigger("sendReminders")
    .timeBased()
    .onMonthDay(DEADLINE_DAY)
    .atHour(10) // 10:00 утра
    .create();
}

Настройка триггера

1. Запустите функцию createMonthlyTrigger() один раз
2. Скрипт будет автоматически отправлять напоминания 25-го числа каждого месяца в 10:00

---

Шаг 4: Настройка доступа

Кто может заполнять форму

• Настройте форму: Настройки → Ограничения → Только сотрудники [ваша_организация].com

Кто может просматривать таблицу

• Настройте общий доступ к Google Таблице
• Роль: "Просмотр" для филиалов, "Редактор" для вас и IT

Кто может редактировать скрипт

• Только IT-отдел и вы

---

Шаг 5: Тестирование

1. Создайте тестовую форму с ограничением доступа
2. Отправьте тестовые данные
3. Проверьте, что данные поступают в таблицу
4. Проверьте отправку напоминаний вручную
5. Настройте автоматический триггер

---

Контакты

При вопросах обращайтесь к [ваше имя] — [ваш email]

---

Дополнительные опции

Если нет Google Workspace

• Microsoft Forms + Power Automate — аналогичная функциональность
• Яндекс.Формы — если используете Яндекс.Корпоративный портал

Если нужна более сложная система

• Airtable — база данных с формами и автоматизациями
• Notion — база данных + формы + шаблоны отчётов