# Инструкция для IT-отдела: Настройка системы сбора данных ЕППК

## Цель
Автоматизация сбора данных Единого плана повышения квалификации (ЕППК) и отчётов по бюджету обучений с филиалов Казахтелеком.

## Требования

### Google Workspace
- Корпоративный аккаунт Google Workspace
- Доступ к созданию форм и таблиц
- Доступ к Google Apps Script

### Пользователи
- 21 филиал + Центральный аппарат
- Каждый филиал заполняет форму через корпоративный email

---

## Шаг 1: Создание Google Формы

### Структура формы

**Название:** Сбор данных ЕППК — Казахтелеком

**Поля формы:**

| Поле | Тип | Обязательное | Варианты |
|------|-----|--------------|----------|
| Филиал | Выпадающий список | Да | Список филиалов (см. ниже) |
| Тип отчёта | Выпадающий список | Да | Бюджет (ежемесячно) / ЕППК (годовой) |
| Период | Выпадающий список | Да | Январь, Февраль, Март, ..., Декабрь |
| Год | Выпадающий список | Да | 2025, 2026 |
| Бюджет обучений (тенге) | Число | Да | - |
| Бюджет командировок (тенге) | Число | Да | - |
| Запланировано обучений | Число | Нет | - |
| Прошло обучений | Число | Нет | - |
| Комментарий | Текст | Нет | - |

### Список филиалов для выпадающего списка

```
Астана
Алматы
Шымкент
Атырау
Актобе
Караганда
Павлодар
Петропавловск
Костанай
Туркестан
Усть-Каменогорск
Уральск
Семей
Кызылорда
Тараз
Жезказган
Экибастуз
Темиртау
Балхаш
Турксиб
ЦА (Центральный аппарат)
```

### Настройки формы

1. **Ограничение доступа:** Только сотрудники корпоративного аккаунта
2. **Сбор email:** Включить автоматический сбор email заполнителя
3. **Одна отправка на email:** Запретить повторные отправки (опционально)
4. **Показывать.progress bar:** Включить

---

## Шаг 2: Настройка Google Таблицы

### Автоматическое создание таблицы
При создании формы нажмите "Создать таблицу" — данные будут поступать автоматически.

### Дополнительные колонки (формулы)

Добавьте в таблицу вычисляемые колонки:

| Колонка | Формула | Описание |
|---------|---------|----------|
| Статус | `=IF(E2>0,"Сдано","Ожидает")` | Автоматический статус |
| % выполнения | `=IF(D2>0,E2/D2*100,0)` | Процент выполнения плана |
| Разница бюджета | `=F2-G2` | Разница между обучением и командировками |

---

## Шаг 3: Настройка автоматических напоминаний

### Google Apps Script для напоминаний

Создайте новый скрипт: **Расширения → Apps Script**

```javascript
// Конфигурация
const SHEET_NAME = "Ответы формы";
const EMAIL_COLUMN = 2; // Столбец с email (B)
const STATUS_COLUMN = 10; // Столбец со статусом (J)
const DEADLINE_DAY = 25; // День дедлайна (25-е число)

function sendReminders() {
  const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName(SHEET_NAME);
  const data = sheet.getDataRange().getValues();
  const today = new Date();
  const currentDay = today.getDate();
  
  // Проверяем, не наступил ли дедлайн (25-е число)
  if (currentDay < DEADLINE_DAY) {
    Logger.log("Дедлайн ещё не наступил. Текущий день: " + currentDay);
    return;
  }
  
  // Собираем email филиалов, которые ещё не сдали
  const pendingEmails = [];
  for (let i = 1; i < data.length; i++) {
    const email = data[i][EMAIL_COLUMN - 1];
    const status = data[i][STATUS_COLUMN - 1];
    if (email && status !== "Сдано") {
      pendingEmails.push(email);
    }
  }
  
  if (pendingEmails.length === 0) {
    Logger.log("Все филиалы сдали отчёт!");
    return;
  }
  
  // Формируем письмо
  const subject = "Напоминание: сдача отчёта по ЕППК";
  const body = `
Уважаемые коллеги!

Напоминаем о необходимости сдачи ежемесячного отчёта по бюджету обучений и командировочных расходов.

Дедлайн: 25-е число текущего месяца.

Пожалуйста, заполните форму:
[ВСТАВЬТЕ ССЫЛКУ НА ФОРМУ]

С уважением,
Центральный аппарат Казахтелеком
  `;
  
  // Отправляем каждому филиалу
  pendingEmails.forEach(email => {
    GmailApp.sendEmail(email, subject, body);
    Logger.log("Отправлено: " + email);
  });
  
  // Или отправляем одним письмом BCC
  // GmailApp.sendEmail("", subject, body, {bcc: pendingEmails.join(",")});
}

// Автоматический запуск каждый месяц 25-го числа
function createMonthlyTrigger() {
  ScriptApp.newTrigger("sendReminders")
    .timeBased()
    .onMonthDay(DEADLINE_DAY)
    .atHour(10) // 10:00 утра
    .create();
}
```

### Настройка триггера

1. Запустите функцию `createMonthlyTrigger()` один раз
2. Скрипт будет автоматически отправлять напоминания 25-го числа каждого месяца в 10:00

---

## Шаг 4: Настройка доступа

### Кто может заполнять форму
- Настройте форму: **Настройки → Ограничения → Только сотрудники [ваша_организация].com**

### Кто может просматривать таблицу
- Настройте общий доступ к Google Таблице
- Роль: "Просмотр" для филиалов, "Редактор" для вас и IT

### Кто может редактировать скрипт
- Только IT-отдел и вы

---

## Шаг 5: Тестирование

1. Создайте тестовую форму с ограничением доступа
2. Отправьте тестовые данные
3. Проверьте, что данные поступают в таблицу
4. Проверьте отправку напоминаний вручную
5. Настройте автоматический триггер

---

## Контакты

При вопросах обращайтесь к [ваше имя] — [ваш email]

---

## Дополнительные опции

### Если нет Google Workspace
- **Microsoft Forms + Power Automate** — аналогичная функциональность
- **Яндекс.Формы** — если используете Яндекс.Корпоративный портал

### Если нужна более сложная система
- **Airtable** — база данных с формами и автоматизациями
- **Notion** — база данных + формы + шаблоны отчётов