ii-agent-soglasovanie-otpusk/passport.md

ПАСПОРТ ИИ-АГЕНТА (черновик)

Поле	Значение
Наименование	ИИ-агент «Согласование отпусков»
Категория	Средняя (кадровые данные без ПДн/ИИН, цена ошибки — конфликт графика и срыв работы отдела)
Сложность	Средняя (интеграция с KTWorks через MCP, запись в сетевой Excel, логика валидации правил)
Исполнитель	Департамент AI (ДЦБ) АО «Казахтелеком»
Заказчик / Владелец	Ержан, руководитель отдела (полное ФИО, департамент и дивизион – уточнит владелец при финальном согласовании заявки)
Дата внедрения	–
Пользователь	Руководитель отдела, сотрудники отдела, HR-специалист

1. Предпосылки

• Руководитель отдела вручную проверяет остатки отпусков в KTWorks и вносит данные в Excel на сетевом диске.
• Процесс занимает 4–12 часов в месяц (5–15 запросов в неделю по 10–15 минут), что отвлекает от управленческих задач.
• Реализованный риск в августе: из-за забывчивости при ручном внесении возник конфликт графиков и отсутствие дежурного старшего.
• Ошибки планирования приводят к срыву клиентских запросов (ожидание 2 дня) и задержке приказов HR.
• Текущий способ работы не гарантирует актуальность графика в реальном времени и соблюдение правил покрытия (лимит 2 человека).

2. Входные данные и источники

• KTWorks (кадровый профиль).
  • Точка входа: корпоративный логин (веб-интерфейс или приложение KTWorks).
  • Данные: остаток дней отпуска, ФИО сотрудника.
  • Владелец данных: HR-департамент.
  • Доступ: чтение через MCP/API (требуется согласование с ДЦБ и HR).
• Excel-файл График отпусков 2026.xlsx.
  • Точка входа: сетевая папка \\fs-dept\otdel\Отпуска\.
  • Формат: таблица Excel (.xlsx).
  • Структура колонок: ФИО, дата начала, дата окончания, тип (ежегодный/без содержания/учебный), статус (согласовано/в приказе), примечание.
  • Владелец файла: руководитель отдела.
  • Доступ: запись через MCP-коннектор или сервис-аккаунт (требуется заявка в ИТ-поддержку).
• Telegram.
  • Канал входящих запросов от сотрудников и уведомлений для руководителя.
  • Формат: текстовые сообщения и inline-кнопки подтверждения.

3. Процессы / функции для внедрения ИИ

• Автоматический мониторинг входящих запросов на отпуск в Telegram-чате отдела.
• Валидация запроса: проверка достаточности остатка дней в KTWorks.
• Анализ графика: проверка правила «максимум 2 человека одновременно» и наличия дежурного из тройки старших.
• Формирование черновика решения для руководителя с данными о остатке и конфликтах.
• Обработка подтверждения от руководителя (нажатие кнопки «Согласовать»).
• Автоматическая запись утверждённой строки в Excel-файл на сетевом диске.
• Еженедельная генерация и отправка сводного списка согласованных отпусков на почту HR.
• Уведомление сотрудника о финальном статусе (согласовано/отклонено/ошибка).

4. Шаги процесса

• Триггер: Сотрудник отправляет сообщение в Telegram с запросом дат отпуска.
• Агент извлекает ФИО и даты, отправляет запрос к API KTWorks для получения остатка дней.
• Если данных в KTWorks нет или ошибка доступа — агент эскалирует ошибку руководителю.
• Агент считывает текущие записи из Excel-файла \\fs-dept\otdel\Отпуска\График отпусков 2026.xlsx.
• Агент применяет правила валидации:
  • Если на запрошенные даты уже запланировано отсутствие 2 человек — фиксация конфликта.
  • Если среди отсутствующих оказывается единственный доступный старший (из списка «тройки») — фиксация нарушения правила дежурства.
• При выявлении нарушений агент формирует ответ с причиной отказа и рекомендацией сдвинуть даты.
• При отсутствии нарушений агент отправляет руководителю черновик: «Сотрудник X, даты Y–Z, остаток N дней. Конфликтов нет» с кнопкой «Согласовать».
• Решение человека: Руководитель нажимает кнопку «Согласовать» или «Отклонить» в Telegram.
• Если «Отклонить» — агент отправляет уведомление сотруднику, запись в файл не производится.
• Если «Согласовать» — агент добавляет новую строку в Excel-файл с полями: ФИО, даты, тип, статус «согласовано».
• Если запись в файл не удалась (файл заблокирован/сеть недоступна) — агент повторяет попытку и уведомляет руководителя об ошибке.
• После успешной записи агент отправляет подтверждение сотруднику и добавляет запись в еженедельный реестр для HR.
• По таймеру (раз в неделю) агент формирует письмо со списком всех согласованных отпусков и отправляет его контакту HR.

5. Результат работы агента

• Обновлённая строка в файле \\fs-dept\otdel\Отпуска\График отпусков 2026.xlsx с актуальным статусом.
• Уведомление руководителю и сотруднику в Telegram о финальном решении.
• Еженедельный отчёт для HR (список согласованных приказов) на корпоративную почту.
• Журнал аудита действий (кто, когда, какие даты согласовал) для разбора спорных ситуаций.
• Критерии качества:
  • Точность валидации правил: 100% (нулевая терпимость к нарушению лимита 2 человек или отсутствию дежурного).
  • Время реакции на запрос: менее 1 минуты (с момента сообщения до черновика для руководителя).
  • Отсутствие ручного ввода данных руководителем (только нажатие кнопки).

6. Ожидаемый эффект

• Снижение трудозатрат: Экономия ~4 часов в месяц в штатном режиме и до 12 часов в месяц в летний период (расчёт: 5–15 запросов/неделю × 10–15 мин).
• Было → станет:
  • Было: Руководитель тратит 10–15 минут на запрос (проверка KTWorks + мысленный расчёт графика + внесение в Excel).
  • Станет: Руководитель тратит ~1 минуту на проверку уведомления и нажатие кнопки; агент выполняет всю работу.
  • Экономия: Консервативно ~3–4 часа в месяц чистого времени руководителя.
• Снижение рисков: Полное устранение конфликтов графиков («человеческий фактор» забыл внести данные исключён автоматической записью).
• Ускорение процесса: Мгновенная реакция сотруднику (вместо ожидания «до вечера»), своевременная передача данных HR (исключение задержек приказов).

7. Экономический эффект

• Оценка в тенге не рассчитана напрямую, так как процесс не генерирует прямой доход, но предотвращает убытки от простоя (срыв клиентского запроса на 2 дня) и штрафов за нарушение трудового законодательства (отсутствие дежурного/нарушение графика).
• Эффект выражается в высвобождении ~48–144 часов в год рабочего времени руководителя для управленческих задач.
• Предотвращение репутационных потерь от срыва обслуживания клиентов из-за нехватки персонала.

8. Контроль и риски

• Риск качества данных: Неактуальный остаток дней в KTWorks может привести к ошибочному согласованию (сотрудник уйдёт в долг).
• Риск целостности файла: Одновременная запись в Excel несколькими агентами или пользователем может повредить файл или привести к потере строк.
• Риск недоступности ресурсов: Сбой сетевого доступа к папке \\fs-dept\otdel\Отпуска\ заблокирует процесс согласования.
• Риск галлюцинаций: Агент может неверно интерпретировать правило «дежурного» при сложном графике смен, если список старших не чётко формализован.
• Запрет автономности: Агенту категорически запрещено согласовывать отпуск без явного нажатия кнопки руководителем (human-in-the-loop).

9. Меры по снижению рисков

• Валидация перед записью: Жёсткая программная проверка правил (лимит 2 чел., дежурный) перед формированием черновика для человека.
• Обработка исключений: При ошибке записи в Excel агент не молчит, а немедленно уведомляет руководителя с текстом ошибки и повторяет попытку через интервал.
• Разграничение доступа: Агент работает от имени сервис-аккаунта с правами только на чтение KTWorks и запись в конкретный файл Excel (принцип минимальных привилегий).
• Регулярный аудит: Еженедельный отчёт HR служит двойным контролем: HR сверяет список с файлом на диске раз в неделю.
• Чёткая база знаний: Загрузка актуального списка «тройки старших» в базу знаний агента для исключения двоякого толкования правила дежурства.

10. Рекомендуемый формат реализации

• Маршрут: Alem-only (канал: чат/API).
• Почему подходит: Владелец явно выбрал Telegram как единственное рабочее место («отдельный экран не нужен»). Логика задачи (проверка данных, правило, кнопка подтверждения) полностью закрывается возможностями платформы Alem (Workflow + MCP) без разработки отдельного веб-интерфейса.
• Рассмотренные варианты:
  • Alem + веб-панель – отклонён: владелец прямо заявил «отдельный экран не нужен», а поток заявок (5–15 в неделю) не требует построчной сверки в таблице.
  • Отдельный продукт – отклонён: логика агента укладывается в возможности Alem (MCP, workflow), нет требований к real-time или спец-обработке, недоступной платформе.
• Что делает Alem:
  • Тип агента: Workflow-агент с узлом «Одобрение пользователя».
  • Базы знаний: Список «тройки старших», регламент отпусков.
  • Инструменты: MCP-коннекторы к KTWorks (чтение) и сетевой папке (запись Excel).
  • Сценарий: Получение сообщения → Проверка правил → Отправка черновика в Telegram → Ожидание кнопки → Запись в файл.
• Что вне Alem / требует подтверждения:
  • Реализация бота-оркестратора для интеграции Telegram с Published API Alem (так как нативный интерфейс Alem работает внутри платформы, а процесс идёт в Telegram).
  • Техническая возможность записи в сетевую папку \\fs-dept\otdel\Отпуска\ через MCP (требуется тестирование коннектора).
  • Предоставление доступов к API KTWorks для сервис-аккаунта агента (согласование с HR и ДЦБ).
• Не обещать запуск: Маршрут – рекомендация; до production подтвердить доступы, ИБ и бюджет; финальное решение – Департамент AI (ДЦБ).

Карточка агента Alem (черновик)

• Название: ИИ-агент «Согласование отпусков».
• Тип агента: agent_with_approval (Workflow с ручной подтверждением).
• Суть системного промпта: «Ты — ассистент руководителя. Проверяй запросы на отпуск по правилам: остаток в KTWorks, лимит 2 человека одновременно, наличие дежурного старшего. Никогда не согласовывай сам. Формируй черновик для руководителя с кнопкой. После нажатия кнопки записывай данные в Excel на сетевом диске.»
• Базы знаний: Список сотрудников с ролью «старший» (тройка дежурных), таблица праздничных дней.
• Инструменты/MCP: ktworks_reader (GET /profile/{id}), excel_writer (UNC path \\fs-dept\otdel\Отпуска\).
• Примеры диалога:
  • Вход: «Прошу отпуск с 10 по 24 августа».
  • Действие: Проверка KTWorks (остаток 20 дней), проверка графика (конфликтов нет).
  • Выход (руководителю): «Иванов А., 10–24 авг. Остаток: 20 дн. Конфликтов нет. [Согласовать] [Отклонить]».
• Правила draft-подтверждения: Любое действие по записи в файл или отправке финального ответа сотруднику блокируется до нажатия кнопки руководителем.
• Как протестировать:
  1. Кейс «Норма»: Запрос при свободном графике → Агент предлагает согласовать → Запись в Excel успешна.
  2. Кейс «Лимит»: Запрос при уже 2 отсутствующих → Агент сразу пишет отказ с причиной.
  3. Кейс «Дежурный»: Запрос старшего, когда другие старшие в отпуске → Агент блокирует и предупреждает об отсутствии дежурного.

Пакет документов сформирован и готов к подтверждению владельцем перед передачей в Департамент AI (ДЦБ).