ii-agent-soglasovanie-otpusk/brief.md

Бриф инициативы: ИИ-агент согласования отпусков

Суть: Руководитель отдела (Ержан) вручную проверяет остатки отпусков в KTWorks, согласовывает даты в Telegram и обновляет график в Excel на сетевом диске; процесс занимает 4–12 часов в месяц и несёт риск конфликтов графиков из-за человеческого фактора, который предлагается устранить агентом с авто-валидацией правил и подтверждением в чате.

1. Контакты владельца процесса

• ФИО:
  • Ержан (фамилия не подтверждена – уточнит владелец).
• Контакт:
  • Telegram ID: не подтверждено – уточнит владелец (разговор ведётся в Telegram).
  • Телефон: не подтверждено – уточнит владелец.
• Департамент / дивизион:
  • не подтверждено – уточнит владелец (руководитель отдела).

2. Процесс и владелец

• Название процесса и роль владельца.
  • Согласование и учёт ежегодных отпусков сотрудников отдела.
  • Владелец – руководитель отдела (Ержан).
• Что входит в объём задачи и что явно вне объёма (out of scope).
  • В объём входит проверка остатков дней отпуска в KTWorks.
  • В объём входит проверка правил покрытия (макс. 2 человека одновременно, наличие дежурного).
  • В объём входит ответ сотруднику в Telegram.
  • В объём входит внесение данных в Excel-файл на сетевом диске.
  • В объём входит еженедельная отправка списка HR.
  • Вне объёма – издание приказов (это делает HR), расчёт зарплаты отпусков.

3. Процесс AS-IS

• Триггер:
  • Запрос сотрудника в Telegram на согласование дат отпуска.
• Участники:
  • Сотрудник (инициатор).
  • Руководитель отдела (Ержан) – проверяет, согласовывает, вносит данные.
  • HR – получает итоговый список, издаёт приказы.
• Системы:
  • Telegram – канал коммуникации с сотрудниками.
  • KTWorks (кадровый профиль) – источник данных об остатках дней отпуска.
  • Сетевая папка (\\fs-dept\otdel\Отпуска\) – хранение графика (График отпусков 2026.xlsx).
• Что происходит сейчас:
  • Сотрудник пишет запрос в Telegram.
  • Руководитель вручную заходит в KTWorks, проверяет остаток дней.
  • Руководитель мысленно проверяет график на наличие конфликтов (дежурный, лимит 2 человек).
  • Руководитель отвечает в чате.
  • Руководитель вечером вручную вносит строку в Excel на сетевом диске.
  • Раз в неделю руководитель формирует список для HR.

4. Боль и потери

• Основная боль – риск забыть внести данные в Excel после согласования (реализовался в августе).
• Последствия ошибок – конфликт графиков (одновременно ушли >2 человек), отсутствие дежурного старшего.
• Бизнес-ущерб – срыв клиентских запросов (ожидание 2 дня), задержка приказов HR из-за позднего предоставления данных.
• Потери времени – рутинная проверка остатков и перенос данных (4–12 часов в месяц).

5. Объёмы и baseline

• Частота запросов: около 5 в неделю (в летний период до 15).
• Время на одну обработку: 10–15 минут (проверка KTWorks + ответ + внесение в Excel).
• Суммарная нагрузка: ~4–5 часов в месяц (летом до 12 часов).
• Тройка «сейчас / нужно / цель» не применяется (процесс обязательный для всех запросов).

6. Данные и источники

• KTWorks (кадровый профиль).
  • Точка входа: корпоративный логин (веб-интерфейс или приложение).
  • Данные: остаток дней отпуска, ФИО сотрудника.
  • Владелец данных: HR-департамент.
• Excel-файл График отпусков 2026.xlsx.
  • Точка входа: сетевая папка \\fs-dept\otdel\Отпуска\.
  • Формат: таблица Excel.
  • Колонки: ФИО, дата начала, дата окончания, тип (ежегодный/без содержания/учебный), статус (согласовано/в приказе), примечание.
  • Владелец файла: руководитель отдела.
• Telegram.
  • Канал входящих запросов и уведомлений.

7. Рекомендуемое решение TO-BE

• Ядро решения.
  • ИИ-агент мониторит запросы в Telegram.
  • Агент автоматически проверяет остатки в KTWorks (через API/MCP).
  • Агент валидирует даты по правилам: макс. 2 человека одновременно, наличие дежурного из 3 старших.
  • Агент готовит строку для Excel и отправляет руководителю уведомление в Telegram с кнопкой «Согласовать».
  • После нажатия кнопки агент самостоятельно обновляет файл на сетевом диске и фиксирует статус.
• Главный выходной артефакт.
  • Обновлённая строка в Excel-файле График отпусков 2026.xlsx.
  • Уведомление в Telegram с итогом согласования.
  • Еженедельный список для HR (автоматическая рассылка).
• Система-приёмник.
  • Excel-файл на сетевом диске (\\fs-dept\otdel\Отпуска\).
• Уровень автономности.
  • Черновик с подтверждением (human-in-the-loop): агент всё готовит, человек нажимает кнопку.
• Порог уверенности/точности.
  • 100% соблюдение жёстких правил (дежурный, лимит людей); при конфликте – блокировка и эскалация.
• Рекомендуемый формат реализации.
  • Alem-only (чат/API) – агент работает внутри Telegram через API Alem, используя MCP для доступа к KTWorks и файловой системе.
• Рассмотренные варианты.
  • Alem + веб-панель – отклонён: владелец прямо заявил «отдельный экран не нужен», поток не требует табличной сверки.
  • Отдельный продукт – отклонён: логика укладывается в возможности Alem, нет требований к сложной обработке вне платформы.

8. Пользователи и действия после результата

• Руководитель отдела (Ержан).
  • Действие: получает уведомление в Telegram, нажимает кнопку «Согласовать».
  • Дальнейшее действие: ничего не делает, агент сам обновляет файл.
• HR-специалист.
  • Действие: получает готовый еженедельный список письмом.
  • Дальнейшее действие: издаёт приказы без задержек.
• Сотрудник.
  • Действие: получает быстрый ответ о статусе отпуска.

9. Граница проверки человеком

• Что проверяет человек.
  • Финальное подтверждение корректности предложенных дат (кнопка в Telegram).
• Сигнал для проверки.
  • Уведомление от агента: «Сотрудник X, даты Y–Z, остаток N дней, конфликтов нет».
• Что может сделать человек.
  • Подтвердить (нажать кнопку) – агент вносит данные.
  • Отклонить – агент отменяет операцию и сообщает сотруднику.

10. Критерии приёмки

• Как руководитель отдела, когда приходит запрос в Telegram, я хочу видеть проверку остатка и правил в одном сообщении, чтобы нажать кнопку и не переключаться в другие системы.
  • Вход: сообщение «Прошу отпуск с...».
  • Ожидаемый выход: сообщение агента с данными из KTWorks, проверкой правил и кнопкой.
  • Ошибка: если правила нарушены – агент пишет причину отказа сразу.
• Как руководитель, когда я нажимаю «Согласовать», я хочу, чтобы строка появилась в Excel на сетевом диске автоматически.
  • Вход: нажатие кнопки.
  • Ожидаемый выход: файл \\fs-dept\otdel\Отпуска\График отпусков 2026.xlsx обновлён.
  • Ошибка: если файл заблокирован – агент уведомляет руководителя.
• Как HR, раз в неделю я хочу получать полный список согласованных отпусков письмом.
  • Вход: таймер (раз в неделю).
  • Ожидаемый выход: письмо со списком.
• Числовой порог качества.
  • 0 конфликтов графиков (нарушение правила «2 человека» или «дежурный» недопустимо).
  • Время реакции агента < 1 минуты.

11. Метрики успешности проекта и ожидаемый эффект

• Сокращение времени обработки запроса с 10–15 минут до 1 минуты (время владельца на нажатие кнопки).
• Экономия рабочего времени руководителя: ~4 часа в месяц (летом до 12 часов).
• Устранение конфликтов графиков: 0 случаев нарушения правил покрытия благодаря автоматической валидации.
• Ускорение процесса для HR: приказы издаются вовремя, без задержек из-за «забытого» графика.
• Снижение риска человеческой ошибки (забывчивость при ручном внесении) до нуля.

12. Риски, SLA и ограничения

• Риск недоступности сетевой папки (\\fs-dept\otdel\Отпуска\) в момент записи – агент должен уметь повторить попытку и уведомить.
• Риск изменения структуры Excel-файла (переименование колонок) – агент перестанет вносить данные, требуется мониторинг формата.
• Риск неверных данных в KTWorks (остаток не обновлён) – агент передаст ошибку на проверку руководителю.
• SLA процесса: ответ сотруднику должен быть дан в день запроса (сейчас иногда срывается).
• Оценка аналитика: нулевой вариант (можно ли проще, без ИИ).
  • Проще нельзя: риск ошибок (конфликты графиков) вызван человеческим фактором (забывчивость при ручном внесении), который нельзя устранить изменением регламента без автоматизации записи и проверки правил.

13. Передача в работу

• Access contacts:
  • Владелец: Ержан (руководитель отдела).
  • ИТ-поддержка: заявка на доступ агента к сетевой папке от имени руководителя.
  • HR и ДЦБ: согласование доступа агента к данным KTWorks.
• Previous automation attempts:
  • Не было, процесс полностью ручной.
• Рабочие артефакты:
  • Файл \\fs-dept\otdel\Отпуска\График отпусков 2026.xlsx.

14. Что осталось уточнить

• Фамилия и отчество владельца – уточнит владелец.
• Точный Telegram ID владельца – уточнит владелец (для настройки бота).
• Название отдела и дивизиона – уточнит владелец (для паспорта).
• Конкретное имя контакта в HR, который получает списки – уточнит владелец.
• Детали правил ротации дежурных (кто именно входит в «тройку старших») – уточнит владелец (для загрузки в базу знаний агента).

Пожалуйста, проверьте бриф: если всё верно, я перейду к схеме процесса; если есть правки – напишите их кратко.

Объём работы

Собирай ровно то, что написано в задании, и ничего сверх: без дополнительных разделов, журналов, историй, настроек и «на всякий случай» — их не просили. Свои файлы — только index.html (стили и скрипт внутри него) плюс то, что задание просит создать явно; без сборщиков и фреймворков, без комментариев в коде. Демо-данные короткие и реалистичные. Вопросов не задавай: чего в задании нет — реши сам разумно и коротко. Закончив, опубликуй сайт.

Дизайн — дизайн-система KT AI

Весь интерфейс собирай на дизайн-системе KT AI, которая уже лежит в папке проекта design-system/. Перед первой строкой вёрстки прочитай design.md и design-system/AGENTS.md и следуй им. Подключай файлы ДС относительными путями и в этом порядке: ./design-system/kt-ai-fonts.css, ./design-system/kt-ai-tokens.css, ./design-system/kt-ai-components.css, ./design-system/kt-ai-page.css. Тема по умолчанию — светлая: <html lang="ru" data-theme="light">; не ставь dark и не ставь auto (auto уходит в тёмную по системной теме). Переключатель темы можно оставить, но открываться страница должна светлой. Цвета, отступы и размеры — только токенами var(--kt-ai-…), иконки — из design-system/icons/kt-ai-lucide-sprite.svg. Плашки показателей — .kt-ai-kpi (.value, .label, .hint) в полосе .kt-ai-kpi-strip; таблицы — по правилам ДС (frameless, .kt-ai-table-wrap, числа вправо, tabular-nums); графики — чистый SVG/div высотой 190–220px, столбцы 20–28px с радиусом 2px, цвета только var(--kt-ai-chart-blue|green|orange|pink|red|salmon), подсказки значений — data-kt-tip + ./design-system/kt-ai-chart-tip.js. Имена токенов не выдумывай — только существующие в design-system/kt-ai-tokens.css: --kt-ai-fg / -fg-muted / -fg-faint, --kt-ai-bg / -bg-soft, --kt-ai-card-bg / -card-border, --kt-ai-border / -border-strong, --kt-ai-primary, --kt-ai-radius-xl / -3xl, --kt-ai-font-sans / -mono, --kt-ai-chart-blue / -green / -orange / -pink / -red / -salmon, --kt-ai-status-ok-fg / -warn-fg / -risk-fg. Несуществующий токен (--kt-ai-text-primary, --kt-ai-bg-surface, --kt-ai-font-family) молча не применится — страница выйдет в Times New Roman без рамок. Классы ДС (.kt-ai-kpi, .kt-ai-card, .kt-ai-table, .kt-ai-btn, .kt-ai-chip, .kt-ai-input) в своём <style> не переопределяй — ДС рисует их сама; свой <style> — только сетка и отступы. <body class="kt-ai-app">. Перед публикацией проверь сам: в HTML не меньше десятка классов kt-ai-*, каждый var(--kt-ai-…) есть в tokens.css, свои hex-цвета — только внутри логотипа. Иначе это не дизайн-система, а перекраска. Таблицы, списки, журналы, дашборды и формы собирай из готовых классов ДС (design-system/COMPONENTS.md), архетип экрана выбирай по design-system/docs/ARCHETYPES.md. Каркас страницы — из design.md, с обычными <link>. Шаблон design-system/templates/kt-ai-app-shell.html целиком не копируй: его скрипты-загрузчики (data-kt-ai-base-resolver, data-kt-ai-boot) тянут CSS с корня сайта по абсолютному пути /design-system/…, а сайт публикуется в подпапке — стили не загрузятся. Подключай только файлы, которые реально лежат в design-system/ (проверь ls design-system): файла kt-ai-components.js там нет. Свой стиль не выдумывай, Bootstrap/Tailwind/Material/Google Fonts не подключай, сырые hex-цвета не пиши. Папку design-system/ закоммить вместе с проектом — иначе опубликованная страница останется без стилей.