Правила Основания Состав СЗ Сроки

Правила утверждения организационных структур и штата/штатной численности Центрального аппарата/филиалов АО "Казахтелеком"

Порядок подготовки служебной записки — основания для инициирования проекта решения Правления
Утв. приказом от 30.12.2023 №436 (ред. от 09.02.2024 №34)

Основания Состав СЗ Сроки согласования

Основания для инициирования проекта РП

Служебная записка / письмо

От имени курирующего Главного директора / курирующего УД / Генерального директора филиала на имя Председателя Правления

Письмо НЕ может являться основанием без согласования с СВиОЭ, ДУРиВК, ДПОТ и ДСР

Поручения

Поручение Совета директоров (СД)

Решение оперативного совещания Председателя Правления

Решение Управляющего комитета по организационной структуре

❌ Служебная записка, согласованная опцией «Не согласен» или не согласованная вовсе — НЕ может быть основанием для инициирования проекта РП.

Кого обязательно согласовать

Служебная записка должна быть согласована со следующими подразделениями (подписано опцией «Согласен» / «Согласен с комментариями»)

СВиОЭ

Служба вознаграждения и организационной эффективности

ДУРиВК

Департамент управления рисками и внутренних контролей

ДПОТ

Департамент «Проектный офис трансформации»

ДСР

Департамент стратегического развития

Дополнительно при передаче ШЕ

Курирующие Главные директора / УД / Директор в прямом подчинении N-1 / Генеральный директор филиала

Руководители подразделений, из которого и в которое передаются штатные единицы

11 пунктов

Информация, которая должна содержаться в служебной записке, согласованной с СВиОЭ, ДУРиВК, ДПОТ и ДСР

  1. Основная цель / причина планируемых изменений
  2. Функции / должностные обязанности работников по должностям, которые участвуют в изменениях ОС. Подробно описать изменения ДО и ПОСЛЕ с указанием перечня передаваемых функций (если применимо)
  3. Описание передаваемых / оптимизируемых бизнес-процессов и функций (старые и новые в сравнительной таблице), описание бизнес-процессов с наложением на них функций, предлагаемые показатели эффективности (количественные или качественные) для последующего постмониторинга ДПОТ
  4. Согласование с ДУРиВК и ДСР об отсутствии дублирования функционала с другими СП, полноте функционала и сохранении функций при передаче, а также на соответствие изменений Стратегии развития (для случаев введения новых СП / должностей / передачи функций между филиалами / из ЦА)
  5. Проект положения о СП, должностная инструкция / укреплённые функции
  6. Проект распределения полномочий и ответственности руководства Общества / распределения функционала между блоками и СП (формат ДО и ПОСЛЕ изменений). Распространяется на СП, участвующие в изменениях
  7. Проекты КПД СП / должностей, с указанием изменениях в КПД после внесения изменений в ОС (по СП и по каждой должности согласно ШР)
  8. Материалы для проведения предварительной оценки должностей (при изменении функционала СП и должностей после изменений в ОС) — необходимы материалы для переоценки должностей, участвующих в планируемых изменениях
  9. Предварительная информация по ФОТ (при централизации / упразднении / введении новых функций, либо передаче функций / штатных единиц между СП ЦА и филиалов)
  10. При передаче штатных единиц (в т.ч. вакансий) между СП ЦА / филиалов — согласование курирующих Главного директора / УД / Директора N-1 / Генерального директора филиала, а также руководителей подразделений «из» и «в» (см. раздел «Кого согласовать»)
  11. Предварительные аналитические расчёты по экономическому эффекту (при создании новых СП / увеличения штата / масштабного преобразования ОС ЦА), согласованные с финансово-экономическим направлением ЦА

Поводы для возврата

В случае представления не полного пакета документов и необходимости доработки — служебная записка отклоняется.
Доработанную служебную записку в новой редакции инициатору необходимо запустить заново в установленном порядке (вновь согласовать со всеми подразделениями).

Сроки согласования

Служебная записка — СВиОЭ

С даты поступления служебной записки, для отработки материалов

«Управление результативностью деятельности»

7 рабочих дней

Анализ поступивших материалов

«Грейдирование и оценка должностей»

10 рабочих дней

Анализ материалов для предварительной оценки, организация Комитета и согласование Протокола

«Бюджетирование ФОТ»

3 рабочих дня

Оценка потребности ФОТ, анализ расчётов и предоставление иных расчётов

«Управление организационной эффективностью»

3 рабочих дня

Формирование проекта РП после получения материалов из остальных секторальных направлений

Иные структурные подразделения

С даты поступления служебной записки

Изменения ОС без изменения функций

3 рабочих дня

Изменение ОС с изменением / передачей функций внутри филиала / ЦА

5 рабочих дней

Изменение ОС, оптимизация ШЕ, введение новых должностей / функций

7 календарных дней

Учтите в графиках: перевод ШЕ — с 1-го числа месяца; преобразование ШЕ — минимум за 1 неделю до выплаты аванса / заработной платы. При неполном пакете документов сроки исчисляются заново.

Ответственность инициатора

За что несут ответственность руководители ЦА и филиалов:

  • Инициирование изменений в ОС не более 1 раза в квартал (кроме случаев передачи функций между филиалами)
  • Корректность предлагаемых изменений
  • Полнота представленных материалов с учётом требований Правил (пункт 5)
  • Отсутствие потерь / дублирования функций, в т.ч. при передаче или оптимизации персонала
  • Возврат оптимизированных ШЕ — требует отдельного обоснования необходимости восстановления

Основания для изменения оргструктуры

Создание / упразднение / переименование / преобразование

СП в ЦА / филиале

Централизация / упразднение / введение новых функций

Передача функций / штатных единиц между СП ЦА и филиалов, между филиалами

Введение / преобразование / упразднение должностей руководителей

Уровни N-1, N-2, N-3 (ЦА и филиалы)

Изменение штатной численности

Утверждённой ШЧ работников ЦА / штата работников филиалов

Кого утверждает какой орган

Совет директоров (СД): ОС и штатная численность ЦА (финальное утверждение)
Правление (предварительно): ОС и штатная численность ЦА (до вынесения на СД)
Правление (финально): штат работников и ОС управления филиалов
Приказ филиала: ШР филиала (после принятия соответствующего РП)